Clôturer un dossier

Greffier Magistraat ⏱ Temps estimé : 15 min C6
Ceci est une initiative privée de praticiens — aucune position officielle du SPF Justice ni d'aucun tribunal. Chaque juridiction reste souveraine dans son organisation.

Vue d'ensemble

La clôture d'un dossier suit un processus en deux phases : préparation par la greffe, puis validation par le magistrat. L'ordonnance de clôture finalise la procédure. Le dossier s'archive automatiquement 2 mois après clôture.

A. Greffe — Préparation de la clôture

Étape 1 : Accéder à la demande de clôture

  1. Ouvrez l'onglet « À faire » dans JustRestart.
  2. Repérez l'item « Demande de clôture » (rouge).
  3. Cet item contient à la fois la requête et le modèle d'ordonnance.

Étape 2 : Vérifier la complétude

  1. Ouvrez l'item « Demande de clôture ».
  2. Vérifiez que la requête du médiateur est complète.
  3. Contrôlez les informations du dossier (parties, soldes, motif).

Étape 3 : Transmettre au magistrat

  1. Cliquez sur le bouton « Transmettre ».
  2. Un nouvel item bleu « Projet - jugement - Fin de la procédure » apparaît.
  3. Cet item sera assigné au magistrat pour révision.

Étape 4 : Ajouter des commentaires

  1. Ouvrez l'item bleu créé.
  2. Cliquez sur « Modifier cet article ».
  3. Ajoutez vos commentaires ou instructions pour le magistrat.
  4. Enregistrez les modifications.

Étape 5 : Préparer l'ordonnance

  1. Retournez à l'item « Demande de clôture » (rouge).
  2. Téléchargez le modèle d'ordonnance (.docx).
  3. Complétez l'ordonnance avec les informations du dossier.
  4. Convertissez le fichier en PDF.
  5. Retournez à l'item bleu et cliquez « Ajouter un fichier ».
  6. Uploadez le PDF de l'ordonnance.

Étape 6 : Assigner au magistrat

  1. Dans l'item bleu, localisez le dropdown « Sélectionnez acteur ».
  2. Choisissez « Attribuer à ».
  3. Sélectionnez le magistrat responsable.
  4. Validez l'assignation.

Étape 7 : Générer les documents publics

  1. Cliquez sur « Intégrer au volet public ».
  2. Sélectionnez les items à publier.
  3. Cliquez « Générer des lettres ».
  4. Vérifiez les documents générés.

Étape 8 : Notifier les parties

  1. Accédez à « Modèles de documents ».
  2. Sélectionnez « Notification ».
  3. Choisissez la date et les parties à notifier.
  4. Cliquez « Générer des documents types et les ajouter à la chronologie ».

Étape 9 : Vérifier les accès spéciaux

  1. Ouvrez « Gérer les accès au dossier ».
  2. Attention : les « débiteurs de revenus » ne sont pas importés automatiquement.
  3. Ajoutez-les manuellement si nécessaire pour ce dossier.

B. Magistrat — Révision et signature

Étape 1 : Consulter la demande

  1. Accédez à votre « À faire ».
  2. L'item « Projet - jugement - Fin de la procédure » (bleu) y apparaît.
  3. Lisez les commentaires de la greffe.

Étape 2 : Examiner le dossier

  1. Allez à la page du dossier.
  2. Consultez la chronologie complète.
  3. Ouvrez l'item « Demande de clôture » pour lire la requête.

Étape 3 : Télécharger l'ordonnance

  1. Retournez à l'item bleu.
  2. Téléchargez l'ordonnance préparée par la greffe.
  3. Vérifiez et complétez si nécessaire.

Étape 4 : Uploader la version finale

  1. Cliquez « Ajouter un fichier ».
  2. Uploadez l'ordonnance modifiée (PDF ou Word).
  3. Enregistrez le fichier.

Étape 5 : Assigner à la greffe

  1. Localisez le dropdown « Sélectionnez acteur ».
  2. Choisissez « Attribuer à ».
  3. Sélectionnez le greffier pour contresignature.

Étape 6 : Signer l'ordonnance

  1. Cliquez le bouton « Signer ».
  2. Choisissez votre mode de signature :
    • « e-ID / itsme » pour signature électronique.
    • « Signé en dehors de JustRestart » si signature papier.
  3. Finalisez la signature.

Étape 7 : Transmettre à la greffe

  1. Cliquez « Transmettre ».
  2. L'ordonnance signée est retournée à la greffe.

C. Greffe — Finalisation et clôture informatique

Étape 1 : Contresigner l'ordonnance

  1. L'item bleu revient à la greffe.
  2. Appliquez le même processus de signature.
  3. Téléchargez, signez et uploadez le fichier signé.

Étape 2 : Clôture informatique

  1. Allez à l'onglet « Actions » du dossier.
  2. Cliquez « Clôturer ».
  3. Sélectionnez le motif de clôture parmi :
    • Paiement des soldes
    • Révocation
    • Radiation
    • Sans objet
    • Sujet après appel
    • Règlement impossible
    • Désistement
    • Non admissible
    • Remise des dettes
  4. Entrez la date de clôture.
  5. Confirmez la clôture.

Étape 3 : Vérifier les documents

  1. Consultez la fiche FCA du dossier.
  2. Vérifiez les documents de décharge.
  3. Confirmez que tout est en ordre.

Étape 4 : Archive

  • Automatique : 2 mois après clôture, le dossier s'archive seul.
  • Manuel : vous pouvez aussi archiver immédiatement via « Archiver ».

Points d'attention

  • Débiteurs de revenus : non importés automatiquement. Ajoutez-les à « Gérer les accès » si pertinent.
  • Motif de clôture : à sélectionner avec soin. Cela détermine le suivi post-clôture.
  • Ordonnance : document clé. Assurez-vous qu'elle est complète et conforme aux faits du dossier.
  • Notifications : générez et envoyez avant la clôture informatique.
  • Archive automatique : planifiée 2 mois après clôture. Pas d'action requise.

Durée estimée

15 minutes (hors révision magistrat et délais administratifs).

Fiches connexes